Ergebnisse aus der Seminarreihe zur Verwaltung der Digitalisierung
Impulse aus den Vorträgen der Seminarreihe
Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung, Arbeit und Interaktion und die jeweiligen Implikationen für die Praxis in der öffentlichen Verwaltung – in diesen spannungsreichen Themenfeldern bewegten sich die insgesamt 10 Vorträge und ein Abschlusspanel der Brownbag-Seminarreihe 2022. Referierende aus unterschiedlichen Disziplinen und mit unterschiedlichen Hintergründen berichteten entweder aus der Praxis oder von aktuellen Forschungsprojekten. Das Online-Format ermöglicht hierbei eine rege Teilnahme aus ganz Deutschland und darüber hinaus. Mehr als die Hälfte der Teilnehmenden kam aus dem Umfeld der öffentlichen Verwaltung, ein gutes Viertel aus der Wissenschaft und der Rest aus der Privatwirtschaft.
Die zweite Ausgabe der Seminarreihe hat eine große Bandbreite an Themen abgedeckt. Grob lassen sich diese in die zwei Themenfelder "Arbeit und Ausbildung in der digitalisierten Verwaltung" und "Interaktion zwischen Verwaltung und Adressaten im Kontext der Digitalisierung" einordnen.
1) Arbeit und Ausbildung in der digitalisierten Verwaltung
Vorträge in diesem Themenfeld widmen sich den folgenden Fragen: Wie gestaltet sich das Arbeiten in einer digitalen Verwaltung? Welche Ausbildung und Qualifikation von Verwaltungsangestellten mus dafür vorgenommen werden? Wie kann interkommunale Zusammenarbeit aussehen? Und wie muss zuletzt Software gestaltet sein, um für die Verwaltung bedienungsfreundlich zu sein?
2) Interaktion zwischen Verwaltung und Adressaten im Kontext der Digitalisierung
Vorträge in diesem Themenfeld widmen sich den folgenden Fragen: Wie kann die digitale Kommunikation zwischen Verwaltung und Adressaten zweiseitig und befriedigend gestaltet werden? (Finanzamt, Chatbots). Welche verhaltensökonomische Möglichkeiten bietet eine digitale Verwaltung, wie z.B. bei der Eintreibung von Steuerschulden? Wie kann der Zugang zur Verwaltung und die Barrierefreiheit erhöht werden?
Die Zusammenfassung und Implikationen der einzelnen Vorträge finden Sie nachstehend. Abgeschlossen wurde die Reihe mit einem zweiteiligen Abschlusspanel zur Resilienz der Verwaltung (siehe unten) verbunden mit der Frage, welchen Beitrag hier die Digitalisierung erbringen kann.
Zusammenfassung und Implikationen der Vorträge
Arbeit und Ausbildung in einer digitalisierten Verwaltung
Prof. Dr. Mascha Will-Zocholl, 23. Februar 2022
Zusammenfassung
Obwohl notwendig und unumgänglich, stellt die Digitalisierung für die öffentliche Verwaltung eine Herausforderung dar. Dabei hat jede Entscheidung für oder gegen eine Technologie Folgen für die internen Abläufe der Verwaltung. Allgemein lässt sich sagen, dass jede Entscheidung Implikationen für verschiedene Dimensionen der Verwaltungsarbeit (Zeit, Raum, Rolle des Menschen) nach sich zieht. In Bezug auf die Organisationsabläufe und die Struktur der Verwaltung bedeutet das, dass der digitale Handlungsraum neue Spielregeln mit sich bringt, welche grundlegende organisatorische Fragen aufwerfen, die noch nicht abschließend geklärt wurden. Des Weiteren ermöglicht die Digitalisierung der Verwaltung mit neuen Arbeitsteillungen und -formen zu experimentieren. In der Verwaltung muss daher ein Verständnis vom grundlegenden Umgang mit digitalen Technologien geschaffen werden. Dies ließe sich am ehesten über weiterführende Qualifikationen von Verwaltungsangestellten erreichen.
Implikationen für die Verwaltungsdigitalisierung
Einerseits müssen Grundsatzfragen bezüglich der Digitalisierung der Verwaltung geklärt werden, um nicht blind zu digitalisieren. Andererseits muss das Wissen um den Umgang mit digitalen Technologien stärker in Aus- und Fortbildungen eingebunden und demnach gelehrt und gelernt werden.
Prof. Dr. Margrit Seckelmann, 06. April 2022
Zusammenfassung
Welche Konsequenzen ergeben sich aus den von der Digitalisierung ausgelösten Veränderungen für die Grundsätze des Beamtendienstrechts im Allgemeinen, und für die Anforderungen an Beamte, sei es beim Berufsein- oder Aufstieg? Aus der Digitalisierung ergeben sich auch hier einige Herausforderungen. Fragen, welche zu beantworten sind, drehen sich um Weiterbildungsanforderungen, Einstellungsprozesse, sowie grundlegende Aspekte des Beamtenstatus und wie dieser durch die Digitalisierung und die sich daraus ergebenden Veränderungen beeinflusst wird.
Implikationen für die Verwaltungsdigitalisierung
Die Qualifikation der Verwaltungsangestellten ist entscheidend. Daher sind Aus- und Weiterbildung auch hier wichtige Stellschrauben, um die Verwaltung sinnvoll und nachhaltig zu digitalisieren.
Prof. Dr. Gisela Färber und Karin Glashauser M.A., 27. April 2022
Zusammenfassung
Die Digitalisierung ermöglicht neue interkommunale Kommunikationswege und -arten und stellt unter anderem eine Alternative zu Gebietsreformen mit dem Ziel der Effizienzsteigerung dar. Gebietsreformen ziehen in der Regel eine Verringerung von Bürokratiekosten durch eine Reduktion von beispielsweise Wegezeiten oder Beschleunigung von Verfahren nach sich. Vor allem bei der Digitalisierung lassen sich eine geringere Fehlerquote bei Anträgen beobachten und so die Beratungs- und Betreuungszeiten verkürzen. Technische Voraussetzungen sowie eine fehlende Qualifikation von Verwaltungspersonal hemmen die Umsetzung von digitalen Lösungen in der Verwaltung, daher scheint die Gebietsreform oft attraktiver.
Implikationen für die Verwaltungsdigitalisierung
Eine interkommunale Kommunikation erfordert die Einsetzung von kohärenten Werkzeugen und Softwarelösungen für die einzelnen Problemfelder. Der rechtliche Rahmen sowie angemessene Finanzierungsverfahren und ein gewisses Fingerspitzengefühl im Personalmanagement sind für eine effektive Digitalisierung notwendig.
Prof. Dr. Antje Dietrich und Philipp Bauer, 04. Mai 2022
Zusammenfassung
Der Vortrag behandelt einen neuen Studiengang an der Hochschule Kehl, der die IT-Kompetenz in öffentlichen Verwaltungen durch Ausbildung stärken soll. Im Fokus stehen hierbei die Digitalisierung, Verwaltungsmanagement, sowie rechtliche Grundlagen der Verwaltung. Didaktisch zeichnet sich der Studiengang durch den Einsatz von Fallstudien aus der Verwaltungspraxis aus. Hierbei wird der Digitalisierungsgrad von baden-württembergischen Kommunen erfasst. Diese werden eingesetzt, um die Verbindung zwischen Theorie und Praxis zu überbrücken. Ziel ist es, Verwaltungsangestellte an der Schnittstelle zwischen IT und Verwaltung auszubilden.
Prof. Dr. Simon Nestler, 29. Juni 2022
Zusammenfassung
Menschenzentrierte Digitalisierung bedeutet: Mithilfe der jeweils passenden Methode werden die Verwaltungsmitarbeiter*innen sowie die Endadressaten in die Prozesse integriert. Softwarehersteller wissen oft nicht, wie ihre Software im Endeffekt in der Verwaltung genutzt wird und hinken daher bei der Menschenzentrierung hinterher. Die Usability sollte aber im Vordergrund stehen, um einerseits die Verwaltung effizienter zu machen und andererseits die Adressatenorientierung zu verbessern. Digitalisierung sollte nicht nur die physische (bekannte) Welt eins zu eins widerspiegeln, sondern man sollte die Digitalisierung so gestalten, dass sie Prozesse vereinfacht und Ressourcen freisetzt.
Implikationen für die Verwaltungsdigitalisierung
Verwaltungen sollten sich die Digitalisierung mit all ihrem Potential zu Nutzen machen, und dabei vor allem nicht die Nutzerorientierung (Usability, Menschenzentrierung, Adressatengerechtigkeit) vergessen.
Interaktion zwischen Verwaltung und Adressaten im Kontext der Digitalisierung
Prof. Dr. Christoph Schmidt, 09. März 2022
Zusammenfassung
Die Digitalisierung stellt die Finanzverwaltung vor spezifische und mannigfaltige Herausforderungen. Technische Möglichkeiten beeinflussen oft die Rechtssetzung und daher auch geltendes Recht und andersherum. Grundlegende Prozessveränderungen in der Verwaltung finden meist nur unfreiwillig statt. Daher ist es zur Verbesserung des gemeinsamen Dialogs zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung von essenzieller Bedeutung, dass Erstere ebenso von den Vorteilen des digitalisierten Besteuerungsverfahrens partizipieren. Vor allem die Organisation der Kommunikation zwischen den relevanten Akteuren ist ein wichtiger Faktor, welcher von der Digitalisierung profitieren könnte.
Implikationen für die Verwaltungsdigitalisierung
Eine Weiterentwicklung der bestehenden Portale und Möglichkeiten sollte schlussendlich zu einer Kodifizierung einer verpflichtenden, bidirektionalen und elektronischen Kommunikation führen. Ziel sein sollte ein umfassendes und universell einsetzbares Informations- und Transaktionsportal.
Prof. Dr. Nadja Dwenger, 23. März 2022
Zusammenfassung
Wie der Staat Steuern erheben kann ist von existentieller Bedeutung. Die Rolle der Finanzverwaltung an sich wurde hierbei oft vergessen. Das Paper, welches der Präsentation zugrunde liegt, zeigt den Effekt auf, den das öffentliche Anprangern von ausstehenden Steuerschulden auf die Einhaltung von Steuervorschriften hat. Resultat ist, dass in einem bestimmten Kontext durchaus ein Effekt besteht. Online-Pranger zur Reduktion von Steuerschulden können daher durchaus nützlich sein, wenn diese richtig und mit Fingerspitzengefühl eingesetzt werden.
Implikationen für die Verwaltungsdigitalisierung
Verhaltensökonomische Ansätze sollten als Werkzeug der Verwaltung nicht außenvorgelassen werden. Sie können entscheidende Unterschiede bei der Einhaltung und daher bei der Wirksamkeit von Vorschriften leisten. Digitale Mittel können hierbei zur Umsetzung der verhaltensökonomischen Ansätze verwendet werden.
Prof. Dr. Uwe Hochmuth und Dr. Michael Mangold, 18. Mai 2022
Zusammenfassung
Die Regelungen von Verantwortlichkeiten und Verfügungsrechten sind Kernelemente einer Data Governance-Struktur für Open Government Data (OGD). Dazu sollte aber auch eine verlässliche Aufbereitung und Qualitätssicherung der Daten gehören. Während sie in einigen Bereichen bereits bereinigt und damit direkt nutzbar sind, überfordert in anderen Bereichen die Komplexität der Daten mögliche Nutzer*innen. Dies gilt insbesondere bei der Auswertung von kommunalen Daten durch Bürger*innen und zivilgesellschaftliche Gruppen. Um diese gewünschte Nutzung zu ermöglichen, wären intermediäre Strukturen sinnvoll, welche eine nötige Aufbereitung und Verknüpfung von Daten übernehmen. Dazu sollte an vorhandene Institutionen ebenso angeknüpft werden, wie an thematisch einschlägige Sachdiskussionen zwischen den Kommunen und anderen möglichen Lieferanten solcher Daten.
Implikationen für die Verwaltungsdigitalisierung
Um die gewünschten Wirkungen der Bereitstellung von OGD erreichen zu können, wäre es zwingend notwendig, dass die Digitalisierung der Verwaltung als systematische Gesamtheit von technischen, organisatorischen und kommunikationsbezogenen Veränderungsprozessen betrachtet wird.
Tabea Hein, 01. Juni 2022
Zusammenfassung
Chatbots können Routineaufgaben in der Kommunikation von Verwaltungen mit Bürger*innen übernehmen und so beispielsweise die Wartezeiten verkürzen und die Verwaltungsmitarbeiter*innen bei wiederkehrenden Aufgaben entlasten. Dennoch ist die Implementierung oft schwierig, da die Kommunikation mit einem Chatbot vorerst noch recht unintuitiv vonstattengeht. So ist es oft hilfreich, die Komplexität der Sprache mit der man sich an den Chatbot wendet zu reduzieren, um zielführende Ergebnisse zu erreichen.
Implikationen für die Verwaltungsdigitalisierung
Die Verwaltung muss sich mehr Gedanken um den richtigen Einsatz von Chatbots machen. Insbesondere ist am Qualitätsmanagement und den Zuständigkeiten inmitten der Verwaltung zu arbeiten. Auch ist es notwendig, Chatbots ausgiebig zu testen und dementsprechend weiterzuentwickeln. Dies betrifft den aktiven Betrieb (Design-Thinking). Zudem sollte transparent kommuniziert werden, was ein Chatbot leisten kann und was nicht.
Markus Erle, 22. Juni 2022
Zusammenfassung
Die digitale Barrierefreiheit bildet das Rückgrat einer digitalen und inklusiven Informationsgesellschaft. Daher ist es wichtig, dass bei der Implementierung auf vorhandenes Wissen um gute Umsetzung von digitaler Barrierefreiheit geachtet wird. Sieben grundlegende Fehler gilt es zu vermeiden.
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Die Grundregeln guter IT sind das Fundament der Digitalen Barrierefreiheit.
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Existierende Standards sollten nicht verwässert und schon gar nicht ignoriert werden.
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Die Verwaltung sollte nicht in eine „Abwarten & Aussitzen“ Mentalität verfallen.
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Marktparalyse durch Henne-Ei Problem: Was ist Problem, was ist Lösung?
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Ausgangsposition und Ziel sind nicht klar definiert.
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Es gibt kein gut strukturiertes Projektmanagement und Verantwortungsverhältnisse sind nicht geklärt.
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Man sollte nicht eine einzige Lösung erwarten, sondern Probleme kreativ und zum Teil ergebnisoffen angehen.
Implikationen für die Verwaltungsdigitalisierung
Für die Verwaltung folgt aus dem Vortrag, dass evidenzbasiert und kohärent, auch in Kooperation mit anderen Verwaltungen und daher einheitlich an bestimmten Problemen der Barrierefreiheit unter dem Inklusionsparadigma gearbeitet werden sollte.
Abschlusspanel: Resilienz der Verwaltung - welchen Beitrag kann die Digitalisierung hierzu leisten?
Zu Gast: Dr. Björn Appelmann (Stadt Karlsruhe, nur beim ersten Termin anwesend), Prof. Dr. Jörn von Lucke (Zeppelin Universität) und Prof. Dr. Christian Schachtner (Internationale Hochschule)
Gemeinsam mit den eingeladenen Diskussionsgästen wurde Verwaltungsdigitalisierung im Kontext von Krisen betrachtet. Welchen Schub geben Krisen für eine Digitalisierung? Inwiefern können Verwaltungen sich auch in Krisenzeiten resilient aufstellen? Welchen Beitrag leistet hier die Digitalisierung (nicht)?
Im ersten Teil des Abschlusspanel am 06. Juli 2022 wurde vor allem zu dem Themenfeld, dem Arbeiten in einer resilienten Verwaltung und die notwendige Neuorganisation der Verwaltung angesichts Krisen diskutiert. In der Fortsetzung (Teil II) am 26. Oktober 2022 wurde die Verwaltung, die in Interaktion mit ihren Adressaten steht, auch unter dem Stichwort Open Government fokussiert.
Teil I - Resilienz innerhalb der Verwaltung, 06. Juli 2022
Zusammenfassung
Die verschiedenen Perspektiven der Diskutanten wurden dargestellt. Auf die Frage nach den Krisen und Herausforderungen der Verwaltung ist das Bild einstimmig. Der demographische Wandel, die Klimakrise, die Migrationsbewegungen in und nach Europa, die Corona-Pandemie, den Krieg Russlands gegen die Ukraine, sowie die digitale Transformation ziehen disruptive Folgen nach sich. Gleichzeitig verändert sich durch den sozialen Wandel die Erwartungshaltung der Bürgerschaft gegenüber der Verwaltung. Insbesondere die Corona-Pandemie hat die Städte und Kommunen vor Herausforderungen gestellt. Resilienz ist hierbei nicht nur eine Funktion der technischen Möglichkeiten, sondern vor allem das Produkt einer bestimmten Verwaltungskultur. Aber auch, welche Grundannahmen man über bestimmte Herausforderungen stellt, beeinflussen, wie resilient die Verwaltung Krisen entgegentreten kann: gilt es eher, eine Krise auszusitzen, oder sollte man der aktuellen Krise eher proaktiv entgegentreten?
Implikationen für die Verwaltungsdigitalisierung
Vor allem die Verwaltungskultur hat einen Effekt auf die Resilienz der Verwaltung. Daher sollte man ergebnisoffen an die Verwaltungskultur als solche herangehen, die sich auch mit dem demographischen Wandel voraussichtlich ändern wird. Diesen Wandel sollte man aktiv mitgestalten. Andererseits gilt es, auf politischer und Leitungsebene daran zu arbeiten, wie man Krisen proaktiv entgegentreten kann, um den lähmenden Effekt des Aussitzens zu vermeiden. Alles in allem ist es wichtig zu unterstreichen, dass die Verwaltung lernend aus vergangenen kleinen und großen Krisen hervorgehen sollte, um nachhaltig resilient zu werden. Die Digitalisierung der Verwaltung bietet sich dabei als Mittel an, um dies zu unterstreichen, ist jedoch nicht selbst Ziel, sondern muss ganzheitlich mit der Verwaltungskultur gedacht werden.
Teil II - Resilienz der Verwaltung nach außen, 26. Oktober 2022
Zusammenfassung
Die Diskussion behandelte drei Themenblöcke. Zu Beginn wurde gesprochen über den Einsatz digitaler Mittel in der Verwaltung. Der plötzliche Veränderungsdruck in der Corona-Krise aber auch in anderen Krisen sorgt oft, wenn es keine Vorgaben gibt, zu Kleinstaaterei auf der Verwaltungsebene, d. h., dass jede Verwaltung mit einer Einzellösung aufwartet, die im Zweifel eher nicht kompatibel ist mit den anderen Lösungen anderer Verwaltungen.
Die Diskussion ging über zum zweiten Punkt, die Zugänglichkeit von Verwaltung und Open Government. Vor allem ältere Personen und Personen mit Beeinträchtigungen sollten nicht vergessen werden, wenn man über die Digitalisierung nachdenkt. Bürgerbeteiligung und Transparenz der Verwaltung sind daher mögliche Werkzeuge um die Digitalisierung mit dem Effekt der Zugänglichkeit für alle zu gewährleisten.
Der dritte, finale Punkt behandelte die Verstetigung der durch die Krisen bedingten Veränderungen in der öffentlichen Verwaltung. Hier sollte die Politik aufgrund der schnell entstehenden Pfadabhängigkeiten mit großer Sorgfalt vorgehen, um die richtigen Errungenschaften zu fördern und zukunftsfähige Entscheidungen zu treffen.
Implikationen für die Verwaltungsdigitalisierung
Klar herausgebildet wurde in der Diskussion, dass Einzellösungen im Zuge der Digitalisierung möglichst vermieden werden sollten, da so die Interoperabilität der Verwaltung(en) gefährdet ist. Auch führen Einzellösungen dazu, dass man mögliche Skaleneffekte nicht ausnutzen kann. Es bedarf also einerseits eines Plans, der die Leitlinien der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung darlegt. Dieser sollte sich auf der Gesetzesebene, also bindend für alle relevanten Verwaltungen manifestieren. Gleichzeitig sollte das Personal durch Fortbildungsmaßnahmen beziehungsweise Strategiegespräche für die Digitalisierung und deren Implikationen sensibilisiert werden. Eine Möglichkeit wäre ein Nationaler Aktionsplan, der Wissen über die Verwaltungsdigitalisierung bündelt, Best-Practice Ansätze herausarbeitet und so relativ schnell und unkompliziert Handlungsempfehlungen geben kann, die dann mit der nötigen Förderung von den Kommunen umgesetzt werden können.